Штатное расписание организации на 2020 год

В соответствии с ТК РФ иметь штатное расписание (ШР) совсем не обязательно. При желании работодатель вправе работать и без него, включая наименование должностей и размеры окладов в трудовые договоры и приказы о приеме сотрудников на работу. Такие документы будут являться полноценными внутренними нормативными актами, и у проверяющих не возникнет вопросов по этому поводу.

Ноне все так просто с этим документом: из содержанияст. 15 ТК РФи ч.2 ст. 57 ТК РФследует, что если в условиях трудового договора определено, что трудовая функция работника заключается в выполнении работы по определенной должности, такая должность должна соответствовать ШР. Следовательно, расписание в организации должно быть. Вступление сотрудника в должность в отсутствие его должности в штатном расписании относят к нарушению трудового законодательства, за которое положена административная ответственность пост. 5.27 КоАП РФ. Поэтому рассмотрим, как выглядит штатное расписание, ниже в таблице подробнее.

 

Необходимостьштатного расписания.

 

§  Такой документнеобходимдля планирования. Штатное расписание структурирует всю компанию и иерархию в ней. Оно показывает, сколько в организации отделов, какие руководящие органы предусмотрены, и какое направление является приоритетным. Имея под рукой форму расписания, любой человек сможет без труда составить мнение о средней численности сотрудников, о ежемесячном фонде заработной платы и о роде деятельности фирмы.

§   На основании этого локального акта очень удобно формировать фонд оплаты труда, подтверждать обоснованность расходов для ФНС, составлять статистические отчеты и заявки в службу занятости и кадровые агентства.

Важно!Если должность обозначена в ШР, то она должна быть занята. Если вакансия есть, а работника нет, служба занятости должна об этом знать. В противном случае- за нарушение накажут (Закон РФ от 19.04.1991 N 1032-1 о занятости).

§  На практике бланк штатного расписания необходим в работе не только кадровикам, но и бухгалтерам. Он является одной из форм, которые наиболее часто требуются при налоговых проверках, так как является документом первичного учета.

Разработка и содержание штатного расписания.

 

§  Разработать и оформить штатное расписание желательно в самом начале деятельности фирмы. Но если расписание забыли утвердить, сделать это разрешается в любой момент существования бизнеса и утверждать заново хоть каждый месяц. Или вносить необходимые изменения в уже действующий документ на основании специального приказа.

§  Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 утверждена унифицированная форма Т-3. Хотя с 2013 года это постановление утратило силу и все образцы из него перешли в разряд рекомендованных, а не обязательных, обычно ШР составляется на основе этой формы. Но компания вправе изменять эту форму, исходя из своих потребностей.

§  Перечень обязательных сведений, включенных в этот локальный акт:

ü  структурные подразделения;

ü  должности;

ü  сведения о количестве штатных единиц;

ü  должностные оклады;

ü  месячный фонд заработной платы.

Если компания решила разработать свою форму расписания, то она не должна противоречить требованиям ч.2 ст. 9Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ«О бухгалтерском учете».

§  В этом внутреннем акте организации НЕ указывают фамилии и имена лиц, занимающих те или иные должности. Значит, при приеме на работу и увольнении сотрудников ШР никак не меняется.

Но существует подчиненный ему документ: штатная расстановка. Ее утверждают на уровне структурных подразделений, и в ней могут значиться конкретные лица. Никаких унифицированных форм и образцов для заполнения расстановки не существует, поэтому каждый руководитель вправе составлять (или не составлять) ее на свое усмотрение.

Порядок принятия штатного расписания.

 

§  Штатное расписание составляет любое должностное лицо, у которогоесть такие полномочия (руководитель, бухгалтер, специалист по кадрам). При его составлении обязательно опираться на нормы трудового законодательства и внутренние акты компании, например:

ü  устав;

ü  утвержденную структуру предприятия (при ее наличии);

ü  учетную политику;

ü  профессиональные стандарты;

ü  расчеты месячных должностных окладов;

ü  другие нормативно-правовые и нормативные технические документы.

§  Иногда перед составлением ШР оформляется другой кадровый нормативный акт — структура организации: схема всех подразделений, их взаимосвязь и подчиненность. Эта форма тожене является обязательной,нона ее основе проще составить ШР.

§  Для утверждения штатного расписания, издается приказ, подписанный руководителем или другим уполномоченным лицом. Круглая печать на этом документе НЕ ставится, даже если организация ее использует. Подписывает ШР тот, кто ее составил, а в верхнем грифе необходимо вписать реквизиты соответствующего приказа и заверить их подписью руководителя.

 

Сложности при составлении штатного расписания.

§  При определении профессий и должностей берите их наименования из квалификационных справочников или утвержденных профстандартов.В отдельных случаях это является обязательным! Если пренебречь этими требованиями, то у работника, у которого указана вымышленная профессия, возникнут проблемы, например при оформлении пенсии. Записи в трудовой книжке делайте только в соответствии со штатным расписанием и приказом о приеме на работу.

§  Сложность возникает, когда в форме ШР нужно указать не профессию или должность, а конкретный вид работы.Законодательно этоне урегулировано. И на практике работодатели часто вынуждены указывать вид работы, чтобы не было проблем при подтверждении сокращения штата или численности работников. Это необходимо, когда в организации есть такие должности.

В этом случае пользуйтесь Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20. В этом документе указано, что руководство организациивправеиздать приказ (распоряжение) и в нем указать все дополнительные реквизиты, подлежащие внесению в форму Т-3.

Если организация применяет только виды работ и численность работников небольшая, ШР можно не составлять.

§  Еще одна трудность связана с внештатными сотрудниками: теми, кто сотрудничает с организацией на основании договоров ГПХ. На них в силуст. 11 ТК РФне распространяется действие ни трудового законодательства, ни других актов, содержащих нормы трудового права.Следовательно,и к ШР они никакого отношения не имеют,т. к. они исполняют разовые работы. На практике к внештатникам иногда относят работников, трудоустроенных на основании трудового договора и исполняющих конкретный вид работы. Если работодатель не издал приказ и не включил такую работу в ШР, возникает своеобразный казус: должности нет, а работник есть. Таких ситуаций желательно избегать.

Порядок внесения изменений в штатное расписание.

 

§  Изменение штатного расписания на основании приказа может быть связано с:

ü  с исключением вакантных мест при организационных изменениях в работе;

ü  с вводом новых штатных единиц при необходимости расширения бизнеса;

ü  с сокращением штатных единиц при сокращении численности или штата;

ü  с изменением окладов;

ü  с переименованием подразделений, наименований структурных единиц и пр.

§  Измененияразрешеновнести в действующую форму ШР или же просто утвердить новый документ на основании старого образца. В обоих случаях потребуются документальное оформление и сопутствующие документы. Кроме того, необходимо строго соблюдать требования законодательства.

§  Дата ввода в действие обновленного ШР с занятыми должностями — не ранее, чем через 2 месяца после издания приказа о внесении изменений. Если изменения касаются вакантных мест, этот срокразрешеноне выдерживать.

Например, при изменении окладов необходимо соблюдать требованияст. 74 ТК РФ, согласно которой изменение условий трудового договора по инициативе работодателя допускается только в том случае, если оно является следствием изменения организационных или технологических условий труда. Об этомнеобходимо уведомить всех работников, оклады которых должны измениться, не позднее, чем за 2 месяца.